Aandeelhoudersbesluiten

Het is essentieel om de besluitvorming en de vastlegging van aandeelhoudersbesluiten schriftelijk vast te leggen in notulen. Aandeelhoudersbesluiten worden namelijk genomen in een onafhankelijke situatie, en zonder deze notulen is het achteraf vaak moeilijk te bewijzen wat in de loop der tijd is besloten en afgesproken.

Voorbeelden van aandeelhoudersbesluiten zijn onder andere:

  1. Het opmaken jaarrekening.
  2. Het uitkeren van dividend uit winstreserves.
  3. Het benoemen en/of ontslaan van de directeur.
  4. Het benoemen en/of ontslaan van het management. De holding-BV voert vaak het management over de werk-BV.
  5. Het wijzigen van het salaris van de bestuurder/directeur.
  6. Het aanpassen van de hoogte van de managementvergoeding.
  7. Het benoemen en/of ontslaan bestuur. In oprichtingsakte van de BV wordt doorgaans het (eerste) bestuur benoemd.

 

Als de ondernemer ervoor kiest om de BV door N365 te laten oprichten, worden deze overeenkomsten in een Fiscaal Pakket meegenomen.

Administratief

Als ondernemer heeft u bepaalde verplichtingen met betrekking tot de bedrijfsadministratie en de fiscale zaken die hieruit voortvloeien. De belangrijkste verplichtingen voor uw BV zijn:

1. Het bijhouden van een nauwkeurige en deugdelijke administratie, waarin de rechten en verplichtingen zijn vastgelegd, evenals alle gegevens die relevant zijn voor de belastingheffing. De wettelijke bewaartermijn voor alle administratieve documenten is minimaal zeven jaar.

2. Het opstellen van de jaarrekening van uw BV en het deponeren van de (verkorte) jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KvK).

3. Het opstellen van de volgende belastingaangiften:

a) Aangiften vennootschapsbelasting per boekjaar (vaak gelijk aan kalenderjaar);
b) Aangiften BTW, vaak per kwartaal of maand;
c) Aangiften loonheffingen (vaak maandelijks);
d)Aangiften dividendbelasting, inclusief uitvoeren balans-/uitkeringstest en opstellen notulen.

De belangrijkste administratieve verplichtingen voor uw B.V. zijn:

1. Het bijhouden van een nauwkeurige en deugdelijke administratie, waaruit op ieder moment de rechten en verplichtingen dienen te blijken, maar ook alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing.

2. Het opstellen van de jaarrekening van uw B.V. en de deponering van de (verkorte) jaarrekening van uw B.V. bij de Kamer van Koophandel (hierna: KvK).

3. Het opstellen van onder meer de volgende belastingaangiften:
a. Aangiften VPB per boekjaar (vaak gelijk aan het kalenderjaar);
b. Aangiften BTW, vaak per kwartaal of maand;
c. Aangiften loonheffingen (vaak maandelijks);
d. Aangiften dividendbelasting, inclusief het uitvoeren van een balans-/ uitkeringstest en het opstellen van notulen.

Dividenduitkering/dividendbelasting

Bepaalde zaken met betrekking tot uw BV moeten op de juiste wijze in uw aangifte(n) inkomstenbelasting worden verwerkt. Denk hierbij aan het bezit van de aandelen in uw BV, eventuele dividenduitkeringen en de vervreemdingswinst bij verkoop of liquidatie van de BV.

 

Het is belangrijk om deze verplichtingen steeds tijdig en op juiste wijze te (laten) uitvoeren, vooral om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen. Als dergelijke verplichtingen niet volledig, correct en tijdig worden nageleefd, kan of kunnen de bestuurder(s) hiervoor aansprakelijk worden gesteld bestuurdersaansprakelijkheid). Dit kan, bijvoorbeeld bij claims of een eventueel faillissement van de BV, ernstige privé-gevolgen hebben voor de bestuurder. De bescherming van de BV als rechtspersoon valt dan weg. Met andere woorden: een bestuurder dient met zorg en verantwoordelijkheid om te gaan met de BV en alle verplichtingen correct na te leven.